Como construir e manter fluxos de informações no SUAS

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O modelo de gestão da assistência social no Brasil, previsto na Constituição Federal e na Lei Orgânica de Assistência Social (LOAS), o Sistema Único de Assistência Social – SUAS, traz em si a necessidade de se otimizar a comunicação, seja interna ou externamente. É necessário que as informações possam circular entre os vários atores e setores. A construção desse fluxo das informações no SUAS é um desafio constante para gestores e equipes do SUAS.

Isso porque historicamente não temos uma cultura de planejamento, de monitoramento e avaliação na assistência social. E, de fato, como sabemos, o registro de dados e informações, bem como o seu compartilhamento são imprescindíveis para a elaboração de diagnósticos e tomada de decisões.

À medida que a política de assistência social materializa a proteção social nos territórios, aumentando significativamente o número de ações ofertadas, aumenta o volume de dados e informações com os quais se deve lidar. Por isso, a existência de um fluxo das informações é ainda mais importante. E, além disso, ressalta-se a importância da utilização de tecnologias para oferecer o suporte necessário ao gestor no gerenciamento das informações.

Elementos importantes para organizar fluxos de informações

O desafio, para construir fluxos de informações, que se impõe aos gestores é grande. Depende muito das especificidades de cada município. Porém, podemos elencar alguns elementos importantes que devem ser observados e analisados para que se torne possível:

Os trabalhadores e/ou área dos órgãos gestores entendem a importância da produção, registro e análise dos dados e informações, bem como, seu papel específico na construção dos fluxos de informações?
Existe uma padronização na produção e registro de dados?
Os equipamentos e sistemas informatizados são suficientes e eficientes para atender a demanda?
Existe um alinhamento entre as equipes e setores sobre quais são os dados necessários, prazos e fontes de dados?
Há uma avaliação dos sistemas informatizados – quando existem – que permita saber se os mesmos estão atendendo a demanda?
Os responsáveis por produzir dados e os setores solicitantes desses dados estão articulados?
Existe um compartilhamento das informações entre os atores e setores, ou essas ficam fragmentadas e isoladas?
Qual a qualidade, a quantidade, a frequência, o tempo e a continuidade em que as informações circulam?

A resposta e análise desses elementos trará mais clareza e facilidade para que o gestor possa construir um fluxo de informações e mantê-lo.

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Construindo os fluxos de informações

Aqui cabe ressaltar que, como já abordamos em outro artigo, os dados produzidos e coletados “se transformam em informação e conhecimento sobre a realidade sócio territorial, sobre as vulnerabilidades e violências, sobre a cobertura de proteção social em determinado território”. E são a base da tomada de decisão por parte das equipes e gestores. Então, construir o fluxo de informações é essencial para melhorar a qualidade da oferta da assistência social. Mas como fazer?

Como já dissemos anteriormente, cada município deve levar em conta seu porte, estrutura e capacidade gerencial. Contudo, algumas ações são comuns a todos que também precisem se empenhar nessa tarefa tão importante.

Estabelecer quais são as informações prioritárias, o público (interno, externo, usuários, órgãos de controle, cofinanciadores). Para cada público as informações e as suas formas de serem comunicadas devem ser diferenciadas.
É necessário estabelecer as informações que devem obrigatoriamente ser publicizadas e as informações que devem permanecer em sigilo, como por exemplo os relatórios sociais.
Criar uma rotina para a produção das informações e formas de compartilhamento.
Atribuir responsáveis por cada tarefa.
Estabelecer quais são as ferramentas tecnológicas que serão utilizadas para organizar, processar e analisar os dados com a finalidade de transformá-los em informações que facilitem a tomada de decisões.
Definir quais serão os canais de comunicação das informações (redes digitais, mídia impressa, etc.).
Estabelecer quais as fontes de dados seguras e fidedignas a fim de produzir informações confiáveis.
Promover constantemente entre os trabalhadores a ideia da importância da produção de dados e informações, bem como seu compartilhamento, e sua utilização.

Mantendo o fluxo de informações

Uma vez construído o fluxo de informações é importante criar algumas estratégias para mantê-lo. Deve-se evitar que ele seja interrompido prejudicando assim a qualidade da tomada de decisões. Para tanto é importante:

Criar formas para avaliar o fluxo e receber retorno dos atores e setores envolvidos.
Analisar e divulgar entre as equipes os resultados das mudanças propostas.
Construir novos fluxos de trabalho, se necessário.
Preparar constantemente as equipes para o uso de ferramentas informacionais
Investir em tecnologia para auxiliar no fluxo de informações.

Conclusão

É imprescindível que esse tema seja inserido na cultura de planejamento dos órgãos gestores da assistência social. Promover cursos, palestras e capacitações sobre esses temas podem ser de grande auxílio. Assim, o fluxo das informações apoiará as decisões do gestor e o fortalecimento do SUAS.