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Hoje em dia, a maioria dos locais de trabalho conta com um computador e uma conexão à internet. No entanto, você já deve ter se sentido assim: sabe que existem ferramentas digitais que podem aumentar sua produtividade e facilitar seu trabalho, mas não sabe quais e onde encontrar. Então, acaba utilizando o computador basicamente para pesquisas no Google, ler notícias e visitar o Facebook. Se identificou?
Seja por desconhecimento ou por motivos financeiros, já que muitas ferramentas são pagas, o fato é que existem programas de computador ou aplicativos capazes de facilitar qualquer tipo de trabalho, basta saber procurar.
Para lhe ajudar a mudar esse cenário, separei algumas ferramentas que podem ser úteis para técnicos, coordenadores e até mesmo gestores do SUAS. Todas simples, gratuitas e que só precisam de uma conexão à internet para funcionar! Com elas, você vai ser capaz de digitalizar processos, facilitar a troca de informações e até mesmo automatizar parte do seu trabalho!
Trello
O Trello é um software para organização que utiliza o método kanban. Cada tarefa vira um card que viajará de “A fazer”, passando por “Fazendo”, até “Feito”. Conforme o status de determinada tarefa for mudando, você arrasta o card entre essas listas. Essas categorias são apenas sugestões, você pode personalizar as listas e criar quantos estágios quiser.
Eu, por exemplo, utilizo o Trello até para planejar as refeições da semana e organizar minha lista de compras. Pode ser útil desde à organização das tarefas do dia-a-dia até a gestão de grandes equipes, uma vez que ele ainda permite a criação de times, reunindo várias pessoas.
Dessa forma, você pode atribuir cada tarefa à determinado membro, estipular um prazo para a conclusão e categorizar com etiquetas. Sem falar em acrescentar uma descrição, comentários, checklists, anexar arquivos, tudo isso em uma interface simples e intuitiva.
Uma dica é dividir cada projeto em pequenas tarefas individuais. Você terá melhor ideia do quanto já fez, quanto falta e terá aquela satisfação de marcar uma atividade como concluída, a cada passo, estimulando você a fazer mais. Ou seja, mais produtividade!
Para criar uma conta gratuita, clique aqui.
Google Docs
Todo mundo já precisou algum dia utilizar um software de processamento de texto. O que pouca gente sabe é que o Microsoft Word faz parte do Office, um pacote de programas pago. Apesar dele estar ficando mais acessível, muita gente continua usando a versão pirata, sofrendo com o aviso de “Falha na autenticação”.
Se esse é o seu caso, o Google oferece uma alternativa praticamente tão boa quanto, gratuita e que ainda funciona sem precisar instalar nada no computador. Mais: é possível que mais de uma pessoa visualize ou edite os arquivos, inclusive ao mesmo tempo, de maneira colaborativa. Uma ótima opção para quando precisamos escrever documentos a quatro mãos.
Além de processador de texto, você vai poder editar planilhas, como no Excel, criar apresentações de slides, como no Power Point e ainda criar formulários online. Esta última funcionalidade é tão útil para quem atua no SUAS, que merece um tópico só para si. Eles também estão disponíveis para celulares e tablets, na Play Store ou App Store.
Google Forms
Com o Google Forms você pode criar formulários de modo a simplificar e evitar o retrabalho em fluxos e processos, internos ou externos.
Vamos dar o exemplo de um encaminhamento de um CRAS para o CREAS. Em vez de preencher um modelo, imprimir e pedir ao usuário para entregar no outro equipamento, você irá preencher um formulário online (como em um cadastro de site) e a outra unidade receberá uma cópia das informações, que serão armazenadas em uma planilha. Ou vice-versa.
Dessa forma, mesmo sem um sistema de gestão para a assistência social, você pode economizar tinta, papel e ter todas as informações relativas a determinado procedimento digitalizadas e reunidas em um local. A planilha com esses dados ainda poderá ser utilizada para alimentar um mapa para a vigilância socioassistencial.
My Maps
Para quem atua na Vigilância Socioassistencial essa dica é de ouro. Com o My Maps, você pode criar seus próprios mapas e marcar pontos, medir distâncias, demarcar áreas e muitos mais.
O primeiro passo é criar um mapa personalizado aqui. Use a busca para encontrar a sua cidade e comece a marcar as ocorrências que deseja, usando a ferramenta com o ícone de um alfinete, ao lado da mãozinha.
O formulário da dica anterior, se preenchido corretamente, gera informações que são escritas em uma planilha. Se essa planilha contiver endereços de uma forma legível, poderá ser importada para o mapa que você acabou de criar e suas informações serão georreferenciadas. Um primeiro passo para uma Vigilância Socioassistencial.
Pushbullet
Já teve trabalho tentando transferir alguma foto ou arquivo do seu smartphone para o computador e vice-versa? Já abriu alguma página no celular que você preferiria ler no computador? O Pushbullet resolve facilmente todos estes problemas.
Primeiro, crie uma conta gratuita aqui. Em seguida, instale a extensão para o seu navegador e depois o aplicativo no seu celular. O próprio software irá lhe guiar na configuração de cada etapa.
O Pushbullet para Chrome, Firefox ou Opera será em ícone verde ao lado da barra de endereços do seu navegador. Para compartilhar um arquivo do computador para o celular, basta clicar nele e, em seguida, no clipe de papel, representando o ato de anexar. Para enviar texto ou links da internet, basta copiar e colar no mesmo botão. Uma vez enviado, o arquivo ou texto estará disponível em todos os seus dispositivos.
Do celular para o computador você poderá enviar por meio do botão Compartilhar, disponível nas fotos, arquivos ou aplicativos do seu aparelho. Ou, também, pelo próprio aplicativo, que lhe dará a opção de digitar ou anexar arquivos. Além disso, você pode adicionar seus amigos e facilitar o compartilhamento também com eles!
CamScanner
Quando o arquivo digital não é uma opção, pode ser necessário escanear determinado documento. Você sabia que é possível fazer isso sem um scanner?
O CamScanner é um aplicativo para celulares Android que transforma a sua câmera em um. Basta enquadrar o documento na tela e o app se encarregará de alinhar e limpar o documento. Dependendo da qualidade da captura, você será capaz até de editar o texto do arquivo gerado ao final!
Baixe o aplicativo aqui.
Canva
O Canva é uma ferramenta de design criada exatamente para quem não sabe nada de design. Você não precisa baixar nada, basta abrir o site e escolher um dentre os milhares de modelos disponibilizados.
Cartaz para alguma oficina, ação comunitária, currículo, imagem de divulgação para o Facebook, um cartão de visitas… Você pode fazer qualquer uma dessas coisas com o Canva. Uma dica é chegar no site já sabendo o que você quer (em questão de formato), para não se perder navegando pelos modelos disponíveis.
Google Agenda
Agendas de papel são ótimas, mas elas são limitadas. Geralmente, só quem cuida dela acaba tendo real acesso às informações nela registradas. Essa agenda coletiva é mais uma ferramenta do Google nessa lista, o que significa que funcionará de forma bastante integradas com as demais.
Ela pode ajudar na organização de todas as atividades realizadas pelas equipes, tais como, agendamentos pelos recepcionistas de atendimentos individualizados a serem realizados pelos técnicos de referência dos equipamentos. Além de possibilitar ter em um único local as datas de realização dos grupos de acompanhamentos e oficinas. De modo que todas as pessoas que tenham acesso às agendas possam saber sobre as atividades que serão desenvolvidas pelas equipes, podendo divulgá-las aos usuários.
Ah, sem contar na possibilidade de compartilhar sua agenda com outros equipamentos da rede, com informações úteis sobre a periodicidade da realização de um serviço de convivência, por exemplo.
Para começar, crie uma agenda compartilhada como ensinado aqui.
Todoist
Você é do tipo de pessoa que anota suas atividades do dia ou semana em uma listinha? Com o Todoist suas anotações passarão a lhe acompanhar, seja no seu celular, tablet ou computador e com vários recursos para aumentar a sua produtividade.
É possível colocar lembretes para responder os ofícios pendentes e até mesmo pendências a serem resolvidas quando você retornar ao equipamento de uma visita domiciliar, por exemplo. Você também será capaz de definir aquelas mais ou menos prioritárias, agendar uma atividade para uma data específica ou, ainda, no caso daquelas periódicas, torná-las recorrentes – uma opção excelente para tarefas que precisam ser feitas mensalmente, como o RMA.
Cadastre-se gratuitamente aqui!
Considerações finais
A internet tem uma infinidade de ferramentas disponíveis online e espero que com essa listinha você tenha conseguido ter uma noção do que você pode conseguir abraçando-as!
Além disso, mesmo as citadas aqui têm muitas funcionalidades e dicas que não caberiam nesse texto. Porém, existem vários tutoriais e vídeos pela internet que explicam cada detalhe.
Se você tiver alguma ferramenta do coração, que colabora para a produtividade e que você não consegue trabalhar sem, compartilhe com seus colegas no campo de comentários abaixo!
Agora imagina um software com muitas dessas funções, mas construído especificamente para o Sistema Único de Assistência Social e seus profissionais…
O GESUAS é exatamente isso! Com ele, você não precisar criar formulários, eles já vêm prontos exatamente para o propósito desejado, e suas informações são automaticamente adicionadas ao mapa de georreferenciamento, possibilitando um diagnóstico socioterritorial instantâneo. Conheça mais!
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